Cégek és kapcsolattartók importálása


Ismerje meg rendszerünket lépésről-lépésre
Lépésről-lépésre

Hogyan tölthetünk meglévő cég és kapcsolattartó adatokat a ForestCRM-be?

Töltsük ki az innét letölthető minta Excel táblázatot, mellyel a következő adatok juttathatók a rendszerbe:

  • Cég neve (kötelező mező, minden cég esetén egyedinek kell lenni)
  • Céghez tartozó megjegyzés
  • Értékesítő (az importált cégnek ki a felelőse, ki az account managere)
  • Cég kategóriák (több kategória esetén vesszővel kell őket elválasztani)
  • Cég cím: város
  • Cég cím: irányítószám
  • Cég cím: utca és házszám
  • Honlap
  • Adószám
  • Kapcsolattartó név (kötelező mező, ha további kapcsolattartó adatot importál egy kapcsolattartóhoz)
  • Kapcsolattartó titulus
  • Kapcsolattartó telefon
  • Kapcsolattartó e-mail
  • Másodlagos telefon
  • Fax szám
  • Skype azonosító
  • Kapcsolattartóhoz tartozó megjegyzés

Mentsük el az Excel-t XML formátumban

A kitöltött fájlt Excel 2003 formátumú XML fájlként lehet importálni. Ilyen fájlt Excel-ből a "Fájl / Mentés másként" menüpontban, az Excel verziójának függvényében "XML alapú számolótábla" / "Excel 2003 XML" formátum kiválasztásával lehet elmenteni.


Importáljuk az XML fájlt a ForestCRM-be

Nagyobb képért kattintson
Importálás indítása

Az importálást az Adminisztráció (menüben lévő zöld emberke alatt) menüpontban az Importok fülön lehet elvégezni az "Új import" gomb megnyomásával.



Nagyobb képért kattintson
Import file kiválasztása

Itt ki kell választani az XML formátumban elmentett Excel sheet-et, majd el kell indítani az Import-ot.


Frissítés kapcsoló működése

Ha a ForestCRM-ben már bentlévő partnerek adatait szeretnénk megváltoztatni, akkor a következőképpen kell eljárni:

  1. Az importálásnál a "Frissítés (importálás a már a rendszerben létező adatok felülírásával)" gombot be kell jelölni
  2. Az importálandó táblázatban a "Cég nevének" karakterre meg kell egyeznie a ForestCRM-ben lévő partner nevével
  3. Az importálandó táblázatban a "Cég neve" mögött található '''összes mező" értéke felülírásra kerül a ForestCRM-ben a táblázatban, a céghez tartozó adatokkal (ha üres egy mező, akkor a ForestCRM-ben törlésre kerül a korábbi érték)

Néhány szabály, amelyet be kell tartani az importáláskor

  • Ha értékesítőhöz rendeljük a céget, akkor a Forest CRM-ben használhatók az erre vonatkozó szűrők. Így egyszerűen készíthetünk hívás listákat különböző személyeknek.
  • Több kapcsolattartó is importálható egy céghez.
  • Csak az első munkalapon található adatok kerülnek betöltésre.
  • Az oszlopok sorrendjének pontosan meg kell felelnie a fentieknek.
  • Az első sor nem kerül betöltésre (feltételezzük, hogy az oszlopfejléceket tartalmazza).
  • Azok a partner cégek, amik pontosan azonos névvel már szerepelnek a rendszerben, nem jönnék létre újra, és az adataik sem változnak.
  • Ha egy céghez kapcsolattartót is akarunk importálni, akkor a kapcsolattartó nevét kötelezően ki kell tölteni.
  • Ha egy céghez több kapcsolattartót akarunk importálni, akkor azokat több sorba kell felvenni úgy, hogy a cég névnek (karakterre) azonosnak kell lenni.
  • Azok a kapcsolattartók, akik pontosan azonos névvel már szerepelnek az adott cégnél a rendszerben, nem jönnék létre újra, és az adataik sem változnak.
  • Az import törölhető később. Ekkor minden az importtal létrejött elem, valamint azok kapcsolódó elemei (pl. értékesítési lehetőségek) törlődnek.