Cégek és kapcsolattartók importálása
Hogyan tölthetünk meglévő cég és kapcsolattartó adatokat a ForestCRM-be?
Töltsük ki az innét letölthető minta Excel táblázatot, mellyel a következő adatok juttathatók a rendszerbe:
- Cég neve (kötelező mező, minden cég esetén egyedinek kell lenni)
- Céghez tartozó megjegyzés
- Értékesítő (az importált cégnek ki a felelőse, ki az account managere)
- Cég kategóriák (több kategória esetén vesszővel kell őket elválasztani)
- Cég cím: város
- Cég cím: irányítószám
- Cég cím: utca és házszám
- Honlap
- Adószám
- Kapcsolattartó név (kötelező mező, ha további kapcsolattartó adatot importál egy kapcsolattartóhoz)
- Kapcsolattartó titulus
- Kapcsolattartó telefon
- Kapcsolattartó e-mail
- Másodlagos telefon
- Fax szám
- Skype azonosító
- Kapcsolattartóhoz tartozó megjegyzés
Mentsük el az Excel-t XML formátumban
A kitöltött fájlt Excel 2003 formátumú XML fájlként lehet importálni. Ilyen fájlt Excel-ből a "Fájl / Mentés másként" menüpontban, az Excel verziójának függvényében "XML alapú számolótábla" / "Excel 2003 XML" formátum kiválasztásával lehet elmenteni.
Importáljuk az XML fájlt a ForestCRM-be
Az importálást az Adminisztráció (menüben lévő zöld emberke alatt) menüpontban az Importok fülön lehet elvégezni az "Új import" gomb megnyomásával.
Itt ki kell választani az XML formátumban elmentett Excel sheet-et, majd el kell indítani az Import-ot.
Frissítés kapcsoló működése
Ha a ForestCRM-ben már bentlévő partnerek adatait szeretnénk megváltoztatni, akkor a következőképpen kell eljárni:
- Az importálásnál a "Frissítés (importálás a már a rendszerben létező adatok felülírásával)" gombot be kell jelölni
- Az importálandó táblázatban a "Cég nevének" karakterre meg kell egyeznie a ForestCRM-ben lévő partner nevével
- Az importálandó táblázatban a "Cég neve" mögött található '''összes mező" értéke felülírásra kerül a ForestCRM-ben a táblázatban, a céghez tartozó adatokkal (ha üres egy mező, akkor a ForestCRM-ben törlésre kerül a korábbi érték)
Néhány szabály, amelyet be kell tartani az importáláskor
- Ha értékesítőhöz rendeljük a céget, akkor a Forest CRM-ben használhatók az erre vonatkozó szűrők. Így egyszerűen készíthetünk hívás listákat különböző személyeknek.
- Több kapcsolattartó is importálható egy céghez.
- Csak az első munkalapon található adatok kerülnek betöltésre.
- Az oszlopok sorrendjének pontosan meg kell felelnie a fentieknek.
- Az első sor nem kerül betöltésre (feltételezzük, hogy az oszlopfejléceket tartalmazza).
- Azok a partner cégek, amik pontosan azonos névvel már szerepelnek a rendszerben, nem jönnék létre újra, és az adataik sem változnak.
- Ha egy céghez kapcsolattartót is akarunk importálni, akkor a kapcsolattartó nevét kötelezően ki kell tölteni.
- Ha egy céghez több kapcsolattartót akarunk importálni, akkor azokat több sorba kell felvenni úgy, hogy a cég névnek (karakterre) azonosnak kell lenni.
- Azok a kapcsolattartók, akik pontosan azonos névvel már szerepelnek az adott cégnél a rendszerben, nem jönnék létre újra, és az adataik sem változnak.
- Az import törölhető később. Ekkor minden az importtal létrejött elem, valamint azok kapcsolódó elemei (pl. értékesítési lehetőségek) törlődnek.